Puedes realizar la exclusión en archivos PST grandes, un formato de archivo habitual que utilizan las herramientas de Microsoft. Para ello, la aplicación OneTrust dividirá el archivo PST en segmentos más pequeños (es decir, en archivos secundarios) para permitir el tratamiento por lotes. Cuando el sistema haya terminado de clasificar y se hayan excluido datos de todos los archivos que se pueden elegir, puedes compartir segmentos de archivos individuales o el PST completo en el Portal de privacidad, de modo que los interesados puedan ver tus resultados.
Para saber más sobre cómo cargar otros tipos de archivo, consulta Carga de archivos para exclusión de datos.
En el menú , selecciona . Aparecerá la pantalla Solicitudes.
Selecciona una solicitud. Aparecerá la pantalla Detalles de la solicitud del interesado.
Haz clic en el botón Resumen de resultados. Aparecerá la pantalla de resumen de resultados.
Haz clic en el botón Adjuntar archivos en el grupo de datos adjuntos. Aparecerá la pantalla Cargar archivos.
-
Haz clic en el botón Cargar archivo para seleccionar el archivo PST en tu ordenador.
Nota
OneTrust recomienda cargar los archivos PST de uno en uno.
Haz clic en el botón Siguiente. Aparecerá la pantalla Elegir los archivos para excluir datos.
-
Selecciona si los archivos deben enviarse para su exclusión haciendo clic en la casilla de verificación. Podrás volver más tarde para excluir estos archivos.
-
Haz clic en el botón Cargar. Aparecerá un cuadro de diálogo modal para informarte de que los archivos se están cargando y que el proceso puede tardar unos minutos. Se te redirigirá a la pantalla de resumen de resultados cuando la aplicación esté lista.
Visualización, gestión y revisión de archivos
Busca la sección Datos adjuntos en la pantalla de resumen de resultados.
-
Comprueba que el archivo PST cargado tiene el origen y el nombre de archivo adjunto correctos. El origen debe ser Usuario agregado. Puedes utilizar las funciones de búsqueda y filtro para localizar rápidamente tu archivo por su nombre.
Haz clic en cada uno de los encabezados de las columnas para organizar la vista de la tabla, ya sea alfabéticamente o en orden ascendente o descendente. De forma predeterminada, todos los archivos están organizados de más reciente (en la parte superior) a más antiguo (en la parte inferior).
-
Haz clic en el icono de actualizar para recuperar el estado más reciente. Cuando termine el tratamiento del archivo, su estado se actualizará con el número de segmentos de archivo en los que se ha dividido el archivo PST principal.
Opcional: haz clic en el para elegir si el archivo PST comprimido completo debe incluirse o excluirse del informe. Puedes gestionar esta preferencia para cada segmento de archivo en el cuadro de diálogo modal de revisión.
Haz clic en el número de segmentos de archivo de la columna Estado. Aparecerá el cuadro de diálogo modal Revisar segmentos de archivos.
-
El cuadro de diálogo modal mostrará cada segmento con su estado de exclusión de datos actual e informará sobre el estado de inclusión. Haz clic en el icono de actualizar para volver a cargar el cuadro de diálogo modal y buscar actualizaciones de estado.
Utiliza las flechas de dirección en la parte inferior para desplazarte por las páginas de resultados.
Haz clic en los encabezados de las columnas Estado o Incluir en el informe para ordenar los archivos por sus valores.
[en] Click the From / Sender and First Email Date column headers to sort the files by their values.
-
Haz clic en el de un segmento de archivo y, a continuación, elige en qué parte del informe de resultados enviado al interesado debe incluirse o excluirse este segmento.
-
Haz clic en el icono de filtro para organizar los segmentos de archivo mostrados por su estado. Para saber más, consulta Estados de la exclusión de datos.
-
Si utilizas la opción de selección en bloque, puedes realizar las siguientes acciones:
-
Excluir datos: si elegiste no excluir datos del archivo cuando lo cargaste por primera vez, siempre podrás cambiar de opinión y seleccionar los archivos para la exclusión.
-
Incluir o Excluir: puedes elegir si los segmentos seleccionados se deben incluir o excluir del informe.
-
Cuando un segmento de archivo se actualiza al estado Listo para revisión, puedes hacer clic en el nombre del segmento de archivo para acceder a la herramienta de exclusión de datos del ejercicio de derechos del interesado y seguir gestionando las opciones de exclusión. Para saber más sobre cómo gestionar las exclusiones de datos, consulta lo siguiente:
Estados de la exclusión de datos
Compartir segmentos y archivos PST con los interesados
En la pantalla de resumen de resultados, haz clic en el botón Compartir. Aparecerá el cuadro de diálogo modal Compartir los resultados con el interesado.
-
El nombre predeterminado del archivo adjunto será el nombre del registro de resultados no estructurados correspondiente. Actualiza el nombre del archivo según sea necesario.
Nota
El número máximo de caracteres para el nombre del informe es 96.
Selecciona el tipo de informe: CSV o PDF. Si es PDF, deberás elegir una plantilla de informe.
En el campo Comentario, utiliza el editor de texto para crear un mensaje o selecciona una plantilla de respuesta del menú desplegable. El mensaje se enviará como un comentario público dirigido al cliente y el interesado podrá verlo en el Portal de privacidad.
-
En la sección Datos adjuntos, puedes elegir si quieres compartir el archivo PST completo y todos sus segmentos, o compartir solo determinados segmentos.
Nota
Todos los archivos seleccionados se incluirán en un solo archivo comprimido para facilitar las descargas desde el Portal de privacidad.
Aviso
Los archivos que aún se estén clasificando se enviarán al interesado sin excluir.
También puedes habilitar la opción Marcar la solicitud como finalizada para actualizar el estado de la solicitud.
-
Haz clic en el botón Compartir. Tu mensaje y el informe de resultados se enviarán al Portal de privacidad para que el interesado los revise.
Nota
Si eliges excluir determinados segmentos de archivo del informe, el recuento de los segmentos incluidos se mostrará sobre el total.
Volver a intentar las exclusiones con errores
Puedes reintentar manualmente las exclusiones que la aplicación no haya completado correctamente.
Busca la sección Datos adjuntos en la pantalla de resumen de resultados.
Coloca el cursor sobre la fila del archivo para mostrar el icono de menú contextual.
Haz clic en el icono y selecciona Revisar segmentos de archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo modal Revisar segmentos de archivos.
En el cuadro de diálogo modal Revisar segmentos de archivos, coloca el cursor sobre el segmento del archivo con errores para mostrar el icono de menú contextual.
Haz clic en el icono y selecciona Volver a intentar. La aplicación volverá a intentar la exclusión de datos y actualizará el segmento del archivo a Clasificando.
Eliminación de segmentos de archivo
Puedes eliminar un segmento de archivo para que no se comparta accidentalmente con el interesado. Esta opción también está disponible en el cuadro de diálogo modal Revisar segmentos de archivo.
Busca la sección Datos adjuntos en la pantalla de resumen de resultados.
Coloca el cursor sobre la fila del archivo para mostrar el icono de menú contextual.
Haz clic en el icono y selecciona Revisar segmentos de archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo modal Revisar segmentos de archivos.
En el cuadro de diálogo modal Revisar segmentos de archivos, coloca el cursor sobre el segmento del archivo con errores para mostrar el icono de menú contextual.
Haz clic en el icono y selecciona Eliminar. Se eliminará el segmento de archivo.
