Vous pouvez utiliser des sous-tâches pour collaborer avec d'autres membres de votre organisation et lancer des workflows d'intégration afin d'améliorer l'efficacité de la communication, de la délégation de tâches et de l'automatisation des workflows pour le traitement des demandes.
Il existe deux types de sous-tâches dans le module : utilisateur et système.
À savoir
Ajout d'une sous-tâche utilisateur lors de la configuration du workflow
Dans le menu , cliquez sur . L'écran Workflows s'affiche.
Cliquez sur un workflow. L'écran Détails du workflow s'affiche.
Accédez à l'étape souhaitée, puis cliquez sur le bouton Sous-tâche utilisateur. La fenêtre modale Ajouter une sous-tâche s'affiche.
Complétez les champs. Reportez-vous à la section Modèle de fenêtre modale Ajouter une sous-tâche - Détails du workflow pour plus d'informations.
Cliquez sur le bouton Enregistrer ou sur le bouton Enregistrer et ajouter pour ajouter des sous-tâches supplémentaires avant de fermer la fenêtre modale.
Modèle de fenêtre modale Ajouter une sous-tâche - Détails du workflow
Ajout d'une sous-tâche utilisateur dans les détails de la demande
Dans le menu , cliquez sur Demandes. L'écran Demandes s'affiche.
Cliquez sur une demande. L'écran Détails de la demande d'exercice de droits s'affiche.
Accédez à l'onglet Sous-tâches.
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Cliquez sur le bouton Sous-tâche utilisateur. La fenêtre modale Ajouter une sous-tâche s'affiche.
Complétez les champs. Reportez-vous à la section Modèle de fenêtre modale Ajouter une sous-tâche utilisateur - Détails de la demande pour plus d'informations.
Cliquez sur le bouton Envoyer.
Modèle de fenêtre modale Ajouter une sous-tâche utilisateur - Détails de la demande
Configuration de rappels de sous-tâche
Vous pouvez configurer plusieurs rappels afin de rappeler aux personnes affectées la sous-tâche qu'elles doivent effectuer avant ou après la date d'échéance, ou le jour même.
Dans la fenêtre modale Ajouter une sous-tâche, une fois que vous avez saisi le nombre de jours pour le champ Date d'échéance, le bouton Ajouter devient disponible. Choisissez parmi les options suivantes, puis sélectionnez une ou plusieurs personnes affectées. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour conserver vos modifications.
Avertissement
Si votre organisation utilise AWS comme fournisseur SMTP, le nombre maximal de destinataires autorisés est de 50. Les rappels de sous-tâche de workflow ne seront pas envoyés si la liste d'utilisateurs ou le groupe d'utilisateurs comporte plus de 50 adresses.
OneTrust encourage ses clients à faire preuve de prudence lors de la gestion de leurs sous-tâches et de l'administration de leur groupe d'utilisateurs si ce scénario s'applique à leur compte actuel. Pour plus d'informations sur SMTP avec OneTrust, consultez les articles Configuration des paramètres du serveur de messagerie et Configuration des comptes de messagerie SMTP personnalisés.
Le jour de la date d'échéance
Avant la date d'échéance (nécessite un nombre de jours saisi)
Après la date d'échéance (nécessite un nombre de jours saisi)
Note
Points à retenir :
Vous pouvez ajouter plusieurs rappels à définir le jour même, avant ou après la date d'échéance et les attribuer de manière unique à plusieurs utilisateurs. Cliquez sur le bouton Ajouter pour configurer des rappels supplémentaires.
Les rappels de sous-tâche renseignés avant/après la date d'échéance sont disponibles UNIQUEMENT pour les sous-tâches ajoutées via la configuration du workflow.
Ajout d'une connexion suggérée
Pour plus d'informations sur ce processus, reportez-vous à la section Ajout de connexions aux demandes.
Dans le menu , cliquez sur . L'écran Workflows s'affiche.
Cliquez sur un workflow. L'écran Détails du workflow s'affiche.
Accédez à l'étape de workflow souhaitée.
Cliquez sur le bouton Ajouter une connexion. Le volet Ajouter une connexion s'affiche.
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Effectuez votre sélection parmi les connexions existantes afin de créer une nouvelle sous-tâche système. Si vous sélectionnez plusieurs connexions, une sous-tâche système est créée en fonction de chaque connexion.
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Cliquez sur le bouton Ajouter. La sous-tâche système sera ajoutée à la section Sous-tâches de l'écran Détails du workflow au format suivant : <connection-name>_subtask
Ajout d'une sous-tâche système dans les détails de la demande
Dans le menu , cliquez sur Demandes. L'écran Demandes s'affiche.
Cliquez sur une demande. L'écran Détails de la demande d'exercice de droits s'affiche.
Accédez à l'onglet Sous-tâches.
Cliquez sur le bouton Ajouter une connexion. Le volet Ajouter une connexion s'affiche.
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Sélectionnez une connexion d'intégration existante.
Cliquez sur le bouton Ajouter. La nouvelle connexion sera ajoutée en tant que sous-tâche système avec le suffixe _subtask ajouté au nom de connexion.
Vérification des journaux de sous-tâches système
Vous pouvez facilement accéder à un journal de sous-tâches système hébergé dans le module Intégrations à partir de l'écran Détails de la demande. Cela permet aux utilisateurs de résoudre les erreurs de traitement avec un ID d'événement, une clé de message, des tentatives et une étiquette de statut associés.
Dans le menu , cliquez sur Demandes. L'écran Demandes s'affiche.
Cliquez sur une demande. L'écran Détails de la demande d'exercice de droits s'affiche.
Accédez à l'onglet Sous-tâches.
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Cliquez sur le menu contextuel d'une sous-tâche système, puis cliquez sur Vérifier les journaux. L'onglet Journaux de l'écran Générateur de workflow s'affiche.
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Référencez cette entrée de journal avec l'ID d'événement et la clé de message de la sous-tâche système pour résoudre le ou les erreurs de traitement.
Gestion des vues de sous-tâches
Vous pouvez afficher les sous-tâches de votre organisation en un clin d'œil, ainsi que les sous-tâches de groupe, celles qui vous sont attribuées ou les demandes dans les sous-tâches dans l'écran Demandes.
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Dans l'écran Demandes, utilisez le sélecteur de vue afin de choisir un filtre pour les sous-tâches.
La vue sélectionnée remplira les sous-tâches à gérer. Pour plus d'informations sur la gestion des sous-tâches, reportez-vous à la section Affectation et gestion de sous-tâches en masse.
Finalisation d'une sous-tâche
Accédez à l'écran Détails de la demande d'exercice de droits de la demande.
Accédez à l'onglet Sous-tâches.
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Cliquez sur le nom de la tâche que vous souhaitez terminer. La fenêtre modale Tâches s'affiche.
Dans le champ Réponse à la tâche, saisissez une réponse décrivant l'action menée pour résoudre la sous-tâche.
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Utilisez le bouton Télécharger la ou les pièces jointes pour télécharger un document.
Note
La taille des pièces jointes est limitée à 2 Go.
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Cochez la case Marquer comme terminée pour indiquer que la tâche a été terminée.
Note
Lorsque vous cochez la case Marquer comme complétée, le champ Réponse à la tâche ne peut plus être modifié.
Cliquez sur Soumettre.
Affichage d'une sous-tâche dans l'onglet Activité
Une fois qu'une sous-tâche a été effectuée par la personne affectée, un commentaire apparaît dans le flux de l'onglet Activité, indiquant le nom de la personne ayant terminé la sous-tâche spécifiée.
Accédez à l'écran Détails de la demande d'exercice de droits de la demande.
Accédez à l'onglet Activité.
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Passez en revue l'activité de la demande et vérifiez quelle personne affectée réalise la sous-tâche.
Statuts de sous-tâche disponibles
Le tableau suivant répertorie tous les statuts de sous-tâche possibles ainsi que leurs détails applicables. Pour plus d'informations, consultez le portail des développeurs OneTrust.
