Vous pouvez ajouter, modifier et retirer le consentement pour le compte d'une personne concernée en suivant les procédures ci-dessous. Vous pouvez ainsi gérer manuellement ses préférences de consentement, ce qui s'avère utile si la personne concernée souhaite effectuer des modifications par des moyens analogues.
Ajout du consentement pour le compte d'une personne concernée
Il vous faudra peut-être ajouter manuellement le consentement pour le compte d'une personne concernée pour de nouvelles finalités sans consentement existant et pour de nouvelles versions de finalités pour lesquelles la personne concernée a déjà donné son consentement.
Opt-in pour de nouvelles finalités et de nouvelles versions de finalités
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Dans le menu , sélectionnez . La page Personnes concernées s'affiche.
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Dans la colonne Personne concernée, cliquez sur le lien de la personne concernée pour laquelle vous souhaitez ajouter de nouvelles finalités. La page Détails de la personne concernée s'affiche.
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Accédez à l'onglet Finalités. La section Résumé des finalités s'affiche.
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Cliquez sur le bouton Ajouter de nouvelles finalités. La section Sélectionner les finalités de la page Consentement à de nouvelles finalités s'affiche.
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Sélectionnez les finalités pour lesquelles vous souhaitez ajouter un consentement au nom de la personne concernée. Pour plus d'informations, consultez la section Modèle de page Consentement à de nouvelles finalités.
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Cliquez sur le bouton Suivant. La section Sélectionner des rubriques et des préférences s'affiche. Si elles sont disponibles, les rubriques et préférences personnalisées pour les finalités sélectionnées s'affichent également et doivent être traitées.
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Sélectionnez les rubriques et préférences personnalisées nécessaires. Une coche verte s'affiche pour chaque finalité pour laquelle les exigences de sélection ont été satisfaites. Pour plus d'informations, consultez la section Modèle de page Consentement à de nouvelles finalités.
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Cliquez sur le bouton Consentement. La fenêtre modale Donner son consentement s'affiche.
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Dans le champ Motif, indiquez les raisons de l'ajout du consentement ou la manière dont la personne concernée l'a communiqué.
Note
Si le paramètre Utiliser les motifs définis est activé, sélectionnez un motif prédéfini pour la modification dans le champ Sélectionner un motif. L'indication d'un motif est facultative, sauf si le paramètre Exiger des notes de motif est activé dans Paramètres globaux.
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Cliquez sur le bouton Confirmer. Les finalités sélectionnées, ainsi que les rubriques et préférences correspondantes, s'affichent sur la page Détails de la personne concernée avec le statut Traitement.
Note
Vous pouvez cliquer sur l'icône Actualiser
pour afficher le statut actuel du consentement d'une personne concernée à une finalité.
Modèle de page Consentement à de nouvelles finalités
Modification du consentement aux finalités, rubriques et préférences personnalisées
Il est possible que vous soyez amené à modifier manuellement un consentement pour le compte d'une personne concernée qui a sollicité une modification dans ses préférences par des moyens analogues tels qu'un appel téléphonique ou un formulaire papier.
Modifier un consentement existant
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Dans le menu , sélectionnez . La page Personnes concernées s'affiche.
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Dans la colonne Personnes concernées, cliquez sur le lien de la personne concernée pour laquelle vous souhaitez retirer le consentement. La page Détails de la personne concernée s'affiche.
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Accédez à l'onglet Finalités. La section Résumé des finalités s'affiche.
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Sélectionnez une finalité pour laquelle vous souhaitez modifier les préférences de consentement de la personne concernée, puis cliquez sur l'icône Menu contextuel
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Dans le menu , sélectionnez . Les rubriques et préférences personnalisées correspondant à la finalité actuellement affichée à l'écran peuvent être modifiées.
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Activez ou désactivez les cases à cocher correspondant aux rubriques et préférences personnalisées que vous souhaitez mettre à jour pour la personne concernée.
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Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Gérer le consentement pour le compte d'une personne concernée à l'aide d'un système de gestion de la relation client (CRM, Customer Relationship Management)
OneTrust offre désormais la possibilité de mettre à jour le consentement d'une personne concernée directement à partir de votre système CRM, évitant ainsi à vos représentants clients de se connecter à OneTrust pour gérer le consentement d'une personne concernée.
Note
Si le paramètre Double opt-in est activé dans le centre de préférences sur lequel le consentement est mis à jour pour la personne concernée, cette dernière doit confirmer son consentement par courriel avant que le statut du consentement ne passe sur En attente.
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Assurez-vous que l'intégration entre OneTrust et votre système CRM a été configurée et fonctionne correctement à l'aide d'un workflow. Pour plus d'informations, consultez l'article Introduction aux workflows d'intégration.
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[en] Get a magic link with a data subject's magic link token by following the To set up Multi Page Preference Center Magic Links procedure. Ensure that their magic link is passed in the payload.
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[en] Append the magic link URL with onbehalf=true&agent=emailOfTheAgent (e.g. cbraden@gilberthughes.com).
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Créez un rôle dans OneTrust pour lequel l'autorisation Peut attribuer un consentement pour le compte des consommateurs est activée. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Leçon 2 : Créer un rôle personnalisé.
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Dans votre système CRM, créez un bouton qui vous permet de mettre à jour automatiquement le consentement d'une personne concernée. La création de ce bouton dépend de votre système, mais doit inclure un outil qui crée une URL contenant le Magic Link de la personne concernée, le paramètre de requête et l'ID de courriel de l'agent du client.
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Une fois que le consentement de la personne concernée a été mis à jour à partir de votre système, l'interaction apparaît sur les pages Détails de la personne concernée et Transactions.
Retrait du consentement pour le compte d'une personne concernée
Il est possible que vous soyez amené à retirer manuellement un consentement pour le compte d'une personne concernée qui a sollicité une modification dans ses préférences par des moyens analogues. Vous pouvez retirer le consentement pour le compte d'une personne concernée à partir de l'application.
Retirer le consentement pour des finalités individuelles
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Dans le menu , sélectionnez . La page Personnes concernées s'affiche.
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Dans la colonne Personnes concernées, cliquez sur le lien de la personne concernée pour laquelle vous souhaitez retirer le consentement. La page Détails de la personne concernée s'affiche.
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Accédez à l'onglet Finalités. La section Résumé des finalités s'affiche.
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Sélectionnez une finalité pour laquelle vous souhaitez retirer le consentement de la personne concernée, puis cliquez sur l'icône Menu contextuel.
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Dans le menu , sélectionnez . La fenêtre modale Retirer un consentement s'affiche.
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Dans le champ Motif, indiquez pourquoi le consentement est retiré ou la manière dont la personne concernée l'a communiqué.
Note
Si le paramètre Utiliser les motifs définis est activé, sélectionnez un motif prédéfini pour la modification dans le champ Sélectionner un motif. L'indication d'un motif est facultative, sauf si le paramètre Exiger des notes de motif est activé dans Paramètres globaux.
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Cliquez sur le bouton Retirer.
Retirer tous les consentements
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Dans le menu , sélectionnez . La page Personnes concernées s'affiche.
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Dans la colonne Personnes concernées, cliquez sur le lien de la personne concernée pour laquelle vous souhaitez retirer le consentement. La page Détails de la personne concernée s'affiche.
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Accédez à l'onglet Finalités. La section Résumé des finalités s'affiche.
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Cliquez sur le bouton Retirer tout. La fenêtre modale Retirer tout s'affiche.
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Dans le champ Motif, indiquez pourquoi le consentement est retiré ou la manière dont la personne concernée l'a communiqué.
Note
Si le paramètre Utiliser les motifs définis est activé, sélectionnez un motif prédéfini pour la modification dans le champ Sélectionner un motif. L'indication d'un motif est facultative, sauf si le paramètre Exiger des notes de motif est activé dans Paramètres globaux.
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Cliquez sur le bouton Retirer.
[en] Viewing Changes Made on Behalf of a Data Subject
[en] You can view the history of changes made to a data subject's consent for audit purposes using the User Activity tab. Changes that a user has made to a data subject's consent preferences display on this screen along with the user responsible for the change and the date and time at which the change was made.
