Puedes agregar, modificar y retirar el consentimiento en nombre de cualquier interesado mediante los procedimientos detallados a continuación. Esto te permite administrar manualmente las preferencias de consentimiento de cualquier interesado, lo que puede ser útil para instancias en las que el interesado comunique los cambios que desee realizar a través de medios analógicos.
Agregar el consentimiento en nombre de un interesado
Es posible que debas agregar manualmente el consentimiento en nombre de un interesado para nuevos objetivos que no tengan un consentimiento existente así como para nuevas versiones de objetivos para los que el interesado ya haya otorgado su consentimiento.
Optar por incluirse a nuevos objetivos y nuevas versiones de objetivos
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En el menú , selecciona . Aparecerá la pantalla Data Subjects (Interesados).
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Haz clic en el enlace de la columna Data Subject (Interesado) para el interesado al que le quieras agregar nuevos objetivos. Aparecerá la ventana Data Subject Details (Detalles del interesado).
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Dirígete a la pestaña Purposes (Objetivos). Aparece la sección Purpose Summary (Resumen del objetivo).
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Haz clic en el botón Add New Purposes (Agregar nuevos objetivos). Aparecerá la sección Select Purposes (Seleccionar objetivos) en la pantalla Consent to New Purposes (Consentimiento a nuevos objetivos).
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Selecciona los objetivos para los que quieras agregar el consentimiento en nombre de un interesado. Para obtener más información, consulta Consent to New Purposes Screen Reference (Referencia de la pantalla de Consentimiento a nuevos objetivos).
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Haz clic en el botón Next (Siguiente). Aparecerá la sección Select Topics and Preferences (Seleccionar temas y preferencias). Si están disponibles, también aparecerán los temas y las preferencias personalizadas para los objetivos seleccionados, que deberán abordarse.
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Selecciona los temas necesarios y las preferencias personalizadas. Aparecerá una marca de verificación verde para cada objetivo para el que se hayan cumplido los requisitos de selección. Para obtener más información, consulta Consent to New Purposes Screen Reference (Referencia de la pantalla de Consentimiento a nuevos objetivos).
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Haz clic en el botón Consent (Consentimiento). Aparecerá el cuadro de diálogo modal Give Consent (Otorgar consentimiento).
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En el campo Reason (Razón), escribe una nota explicando el motivo por el que se está agregando el consentimiento o la forma en que el interesado lo indicó.
Nota
Si la configuración Use Defined Reasons (Usar las razones definidas) está activada, selecciona una razón predefinida para el cambio en el campo Select Reason (Seleccionar el motivo). Proporcionar una razón es opcional, a menos que la opción Make Reason Notes Required (Configurar las notas de razones para que sean un requisito) en Global Settings (Configuración global) esté habilitada.
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Haz clic en el botón Confirm (Confirmar). Los objetivos seleccionados y los temas y preferencias correspondientes aparecerán en la pantalla Data Subject Details (Detalles del interesado) en estado de Processing (Tratamiento).
Nota
Puedes hacer clic en el icono Refresh (Actualizar)
para ver el estado actual del consentimiento de un interesado con respecto a un objetivo.
Referencia de la pantalla Consentimiento a nuevos objetivos
Modificación del consentimiento para objetivos, temas y preferencias personalizadas
Es posible que tengas que modificar manualmente el consentimiento en nombre de un interesado que haya comunicado un cambio en sus preferencias por medios analógicos, como una llamada telefónica o un formulario impreso.
Modificar el consentimiento existente
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En el menú , selecciona . Aparecerá la pantalla Data Subjects (Interesados).
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Haz clic en el enlace de la columna Data Subjects (Interesados) para el interesado para el que deseas retirar el consentimiento. Aparecerá la ventana Data Subject Details (Detalles del interesado).
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Dirígete a la pestaña Purposes (Objetivos). Aparece la sección Purpose Summary (Resumen del objetivo).
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Selecciona un objetivo para el que quieras modificar las preferencias de consentimiento del interesado y haz clic en el icono del Context Menu (Menú contextual)
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En el menú , selecciona . Los temas y las preferencias personalizadas del objetivo que se muestran actualmente en la pantalla pasarán a estar disponibles para editarse.
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Marca y desmarca las casillas de verificación correspondientes a los temas y las preferencias personalizadas que quieras actualizar para el interesado.
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Haz clic en el botón Save (Guardar).
Administrar el consentimiento en nombre de un interesado mediante un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM por sus siglas en inglés)
OneTrust ahora ofrece la posibilidad de actualizar el consentimiento de los interesados directamente desde tu sistema de CRM, por lo que ya no es necesario que tus representantes de clientes inicien sesión en OneTrust para administrar el consentimiento de los interesados.
Nota
Si la opción Double Opt-In (Opción de inclusión doble) está habilitada en el centro de preferencias en el que se está actualizando el consentimiento de los interesados, dichos interesados deben confirmar el consentimiento por correo electrónico antes de que el consentimiento cambie del estado Pending (Pendiente).
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Asegúrate de que la integración entre OneTrust y tu sistema de CRM se haya configurado y funcione correctamente mediante un flujo de trabajo. Para obtener más información, consulta Getting Started with Integrations Workflows (Introducción a los flujos de trabajo de integración).
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[en] Get a magic link with a data subject's magic link token by following the To set up Multi Page Preference Center Magic Links procedure. Ensure that their magic link is passed in the payload.
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[en] Append the magic link URL with onbehalf=true&agent=emailOfTheAgent (e.g. cbraden@gilberthughes.com).
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Crea una función en OneTrust que tenga habilitado el permiso Can assign Consent on Behalf of consumers (Puedes ceder el consentimiento en nombre de los consumidores). Para obtener más información, consulta la Lección 2: Creating a Custom Role (Creación de una función personalizada).
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En tu sistema de CRM, crea un botón que te permita actualizar de forma automática el consentimiento de un interesado. La creación de este botón depende de tu sistema, pero debes incluir una herramienta que cree una URL que contenga el enlace mágico del interesado, el parámetro de query y el ID del correo electrónico del agente del cliente.
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Cuando se haya actualizado el consentimiento del interesado de tu sistema, la interacción aparecerá en la pantalla Data Subject Details (Detalles del interesado) y en la pantalla Transactions (Transacciones).
Retirada del consentimiento en nombre de un interesado
Es posible que tengas que retirar manualmente el consentimiento en nombre de un interesado que haya comunicado un cambio en sus preferencias por medios analógicos. Puedes retirar el consentimiento en nombre de un interesado desde la aplicación.
Retirar el consentimiento para objetivos individuales
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En el menú , selecciona . Aparecerá la pantalla Data Subjects (Interesados).
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Haz clic en el enlace de la columna Data Subjects (Interesados) para el interesado para el que deseas retirar el consentimiento. Aparecerá la ventana Data Subject Details (Detalles del interesado).
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Dirígete a la pestaña Purposes (Objetivos). Aparece la sección Purpose Summary (Resumen del objetivo).
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Selecciona un objetivo para el que quieras retirar el consentimiento del interesado y haz clic en el icono Context Menu (Menú contextual).
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En el menú , selecciona . Aparecerá el cuadro de diálogo modal Withdraw Consent (Retirar consentimiento).
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En el campo Reason (Razón), escribe un comentario explicando el motivo por el que se estás retirando el consentimiento o la manera en que el interesado lo indicó.
Nota
Si la configuración Use Defined Reasons (Usar las razones definidas) está activada, selecciona una razón predefinida para el cambio en el campo Select Reason (Seleccionar el motivo). Proporcionar una razón es opcional, a menos que la opción Make Reason Notes Required (Configurar las notas de razones para que sean un requisito) en Global Settings (Configuración global) esté habilitada.
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Haz clic en el botón Withdraw (Retirar).
Retirar todos los consentimientos
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En el menú , selecciona . Aparecerá la pantalla Data Subjects (Interesados).
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Haz clic en el enlace de la columna Data Subjects (Interesados) para el interesado para el que deseas retirar el consentimiento. Aparecerá la ventana Data Subject Details (Detalles del interesado).
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Dirígete a la pestaña Purposes (Objetivos). Aparece la sección Purpose Summary (Resumen del objetivo).
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Haz clic en el botón Withdraw (Retirar). Aparecerá el cuadro de diálogo modal Withdraw All (Retirar todos).
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En el campo Reason (Razón), escribe un comentario explicando el motivo por el que se estás retirando el consentimiento o la manera en que el interesado lo indicó.
Nota
Si la configuración Use Defined Reasons (Usar las razones definidas) está activada, selecciona una razón predefinida para el cambio en el campo Select Reason (Seleccionar el motivo). Proporcionar una razón es opcional, a menos que la opción Make Reason Notes Required (Configurar las notas de razones para que sean un requisito) en Global Settings (Configuración global) esté habilitada.
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Haz clic en el botón Withdraw (Retirar).
[en] Viewing Changes Made on Behalf of a Data Subject
[en] You can view the history of changes made to a data subject's consent for audit purposes using the User Activity tab. Changes that a user has made to a data subject's consent preferences display on this screen along with the user responsible for the change and the date and time at which the change was made.
